十一、信息存储的步骤
信息存储是一个不断积累和规范化、科学化的过程，主要由登记、编码、存放排列、保管等工作环节构成。
1、存放排列：经过科学编码的信息资料还需有序存放排列。常用的排列方法有：
（1）时序排列法
（2）来源排列法
（3）内容排列法
（4）字顺排列法
2、信息的保管主要包括：
（1）防损坏，如防火、防潮、防高温、防虫害等；
（2）防失密、泄密、盗窃等；
（3）定期或不定期地进行清点，发现存储中的问题，提高管理水平；
（4）及时存储更新，不断扩充新的信息。
十二、信息存储
1、手工存储
2、计算机存储
随着计算机技术的广泛应用，秘书可将信息资料制成软件，存储在软盘、光盘或其他电子介质中。 www.t6t5.com
优点：计算机存储的信息量大；可以节省存储空间；信息容易编辑或更新；保存在网络系统的信息，能迅速查找。
缺点：要懂计算机操作；需要昂贵的设备；信息能被病毒破坏；由于软件和系统的提高和升级，长期存储可能成为问题。
3、电子化存储
这是新的存储系统领域，称为电子文档管理系统。
优点：电子化存储节省空间；容易制作备份；保存在网络系统上的信息能直接由用户从他们的计算机上访问；查找文件更容易。
缺点：设备昂贵；查找的质量和使用的程度取决于系统初始设置；要懂操作知识。
4、缩微胶片存储
缩微胶片是用照像方法记录保存信息资料。
优点：节省空间；减少对纸面文档的需求，节省存储设备费用；没有必要保留书面备份。
缺点：照像和阅读胶片需要昂贵的设备；缩微胶片需要加标签、制作索引和排序；缩微胶片图像的质量会承时间推移而下降。
十三、信息存储装具与设备。
十四、信息存储管理系统
1、信息集中管理系统
信息集中管理系统就是将所有类型的信息都集中在一起存放管理，在公司或企业中建立一个完整的、标准的信息系统，建立高效率的信息服务体系和案卷借调系统。
优点：便于实现科学化、现代化管理，使用起来具有整体性；能有效利用存储空间；专人负责存储和检索，可以减少各部门内信息的重复存储，保证质量；能使用标准化的分类系统，实施有序的存储检索。
缺点：具有庞大的分类和编目系统，在归档和查阅时会带来一定的麻烦；利用信息不如在自己办公室方便；标准化的分类体系不便于满足各部门的特殊需求。
2、信息分散管理系统
信息分散管理系统是指所有信息都由单位内各个部门分别保管，查阅方便。
优点：部门信息可自行分类编目；由于内容相对单一，使用起来简洁方便；规模不太大，易于管理；适于保管机密文件；能发挥各部门员工熟悉本部门业务的优势，提高文档质量；可根据各部门的名称建立一套字母编号，供各部门在来往文件和案卷标题中使用。
缺点：不利于建立统一的分类体系；不利于信息的综合管理与利用。
3、信息计算机辅助管理系统
信息计算机辅助管理系统是用计算机对信息编目、整理、检索、利用和保管等工作进行辅助管理，是用计算机进行数据处理，管理模式建立在手工管理的基础上。
信息计算机辅助管理系统的功能有：（1）利用扫描技术将信息数字化；（2）将二次文献信息录入到计算机内；（3）信息数据的加工处理、存储和管理；（4）信息数据的统计；（5）信息目录或全文的检索；（6）根据需要快捷传递信息，提供利用服务，实现信息资源共享。
十五、信息存储的特性。
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